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Nel 2021 il settore eventi avrà bisogno della tecnologia

Per il vario, vasto e complesso mondo del settore eventi il 2020 è stato un anno indimenticabile: l’emergenza Coronavirus ha stravolto appuntamenti, programmi e progetti, ha causato un significativo danno economico e comportato gravi disagi.

Secondo la quarta parte dell’indagine “L’Industry degli Eventi e della Live Communication di fronte alla crisi Covid-19, realizzata su un campione di 427 soggetti (tra cui imprese, agenzie specializzate e fornitori di servizi), il 55% degli eventi previsti è stato cancellato e il 23% ha subito un rinvio a data certa o da definirsi.

La perdita di fatturato annuo – mediamente – è stata del 68%, con punte fino all’85%. Quasi 7 intervistati su 10, inoltre, pensano che la ripresa – lenta e difficile, ma possibile – non arriverà prima del marzo 2021

Significativo – anche se non imprevedibile – è il fatto che gli eventi digitali non sono riusciti a sostituire efficacemente quelli fisici: l’80% delle soggetti individuati ritiene che l’assenza di eventi fisici (eventi pubblici, aziendali, congressuali, fieristici, culturali, formativi, religiosi, sportivi ecc.) rischi di indebolire il rapporto con il target selezionato e di ridimensionare, in negativo, tutte le attività di comunicazione. Non appena possibile, di conseguenza, si cercherà di tornare agli eventi dal vivo. 

Sarà necessario, tuttavia, adattarsi a un mondo post-coronavirus: un mondo profondamente segnato da una temperie che ha coinvolto tutti e che, per il settore eventi, non passerà senza lasciare il segno. Ci saranno diverse esigenze da soddisfare, nuovi problemi da risolvere e differenti obiettivi da raggiungere. 

Settore eventi: per il 2021 occorrono nuove soluzioni

Secondo il Cvent’s 2020 Planner Sentiment & Sourcing Report (Europe Edition), un’approfondita ricerca sul settore eventi condotta su scala continentale intervistando 711 soggetti (professioni, aziende ed esperti), nel 2021 si registrerà una netta discontinuità rispetto al 2020.

Chi pianifica, realizza e gestisce eventi si prepara infatti alla ripartenza (il 52% dei “planners” spenderà nel 2021 più di quanto abbia fatto nel 2019) e si sta già muovendo per farsi trovare pronto. 

A fronte di una forte preoccupazione per l’individuazione di una sede adeguata e per la capacità di far rispettare le disposizione previste, il 76% degli intervistati ha sostenuto che organizzerà (o continuerà a organizzare) eventi “ibridi” accessibili sia in presenza sia online. 

Contestualmente, si registrerà una crescita marcata del ruolo della tecnologia per le attività di pianificazione, gestione e realizzazione degli eventi. In virtù dei nuovi metodi sperimentati negli ultimi mesi e delle misure di sicurezza da adottare nei prossimi, infatti, non si guarderà interamente alle modalità e ai modelli del passato. 

 

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Per operare in “safe space” sarà determinante investire su sistemi digitali e tecnologici flessibili, affidabili e facili da utilizzare. Strumenti innovativi che consentano di svolgere tutte le operazioni con la massima velocità e il minimo rischio. 

In particolare: 

  • Gestire registrazioni, iscrizioni alle singole sessioni, modulistica, pagamento/ricezione tickets e check-in all’ingresso.
  • Monitorare i flussi in entrata e in uscita, conoscendo l’identità dei presenti e tenendo sempre sotto controllo la situazione.
  • Veicolare in modo rapido materiali informativi, esplicativi e promozionali (direttamente sugli smartphone, per esempio).
  • Coinvolgere i partecipanti con test valutativi, premi e attestati di partecipazione, dematerializzando i documenti cartacei.

Il DPCM del 3/11/2020, del resto, va proprio in questa in direzione. Nell’allegato relativo ad “attività congressuali, congressi e grandi eventi fieristici”, le cui indicazioni saranno valide nei prossimi mesi e che più specificamente si applica a “convegni, congressi, grandi eventi fieristici, convention aziendali ed eventi ad essi assimilabili”, si prescrive tassativamente, agli organizzatori, di valutare “il numero massimo dei partecipanti in base alla capienza degli spazi individuati, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale”. 

Quello su cui lo stesso documento insiste, però, relativamente al settore eventi, è proprio l’utilizzo di sistemi digitali e tecnologici “al fine di automatizzare i processi organizzativi e partecipativi”. Il tutto con l’obiettivo di non compromettere lo svolgimento delle iniziative programmate, evitare ogni contatto non necessario, consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati e disporre, senza violare le normative sulla privacy, di “un registro delle presenze per una durata di 14 giorni”. 

 

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EWIZA: il centro operativo per il settore eventi 

In questo quadro, Rebel Studio ha soluzione perfetta per il settore eventi: Ewiza

Una piattaforma di proprietà capace di digitalizzare molte delle attività previste e perfezionare l’esperienza complessiva dei partecipanti. 

Con Ewiza si hanno a disposizione un’app e un sito web personalizzati sulla base del concept scelto per l’evento e si possono sfruttare diverse funzionalità per ottenere risultati migliori in tempi ridotti, eliminando alcuni touchpoint fisici (potenzialmente pericolosi) e rendendo più veloci e sicure le operazioni. Senza errori, ritardi, incongruenze e problemi di gestione. 

 

 

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➡ Gli utenti possono visualizzare il programma dell’evento, conoscere i dettagli sulle singole sessioni (data, ora, abstract, mappe, nomi dei relatori ecc.) e registrarsi online. In questo modo, durante l’evento, è possibile evitare code, soste prolungate presso le postazioni di accoglienza e distribuzione di materiale cartaceo.

La registrazione online è semplice, intuitiva e può avvenire tramite tutti i tipi di device, da app o sito web (e anche con il login di Facebook). Gli organizzatori possono monitorare tutte le fasi e, secondo le esigenze, inserire un blocco al numero di partecipanti delle singole sessioni. 

➡ L’emissione di biglietti digitali, disponibili su app o via e-mail, rende più sicura la fase d’ingresso: solo gli utenti correttamente registrati possono accedere all’evento e per entrare nella struttura, tramite self check-in, è necessario mostrare uno specifico QR Code. 

➡ Nell’ambito delle attività di backoffice, è possibile verificare la correttezza delle procedure previste, conoscere il numero dei presenti e controllare l’andamento delle iscrizioni, al fine di garantire il rispetto dei protocolli di sicurezza. 

➡ In modo conforme alle normative in vigore, gli organizzatori possono usufruire di un registro con i dati degli utenti presenti, facilmente conservabile e consultabile per almeno 14 giorni. Inoltre, possono analizzare statistiche sull’evento. 

➡ La piattaforma consente di interagire con gli utenti in real time e, in base ai profili selezionati e alle specifiche sessioni, permette di inviare avvisi, reminder, file e news attraverso più canali (sms, e-mail e notifiche push dalla piattaforma). Questo rende più efficace la comunicazione, anche in caso di situazioni straordinarie.

Con domande, sondaggi live 
e test di valutazione, veicolati direttamente sugli smartphone degli utenti, si può offrire un’esperienza interattiva completa e raccogliere feedback, mantenendo il distanziamento interpersonale e riducendo al minimo i contatti. 


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